La importancia del líder de proyecto para su operación

Cuando comencé a trabajar con tecnología imaginaba que actuaría al lado de decenas o centenas de personas. Hoy Involves cuenta con más de 70 colaboradores ejerciendo sus funciones en sintonía y unidad, todo eso para dejar nuestro producto en perfectas condiciones para el cliente.

Con el crecimiento surgió un nuevo desafío: administrar personas y coordinar al grupo para mantener una sinergia saludable con otros equipos. Ser gestor es apasionante, pero, sin ayuda, es inviable. Para conseguir administrar a mi equipo busqué aliados: herramientas que me ayudan a recopilar informaciones, parametrizar números y definir metas. En el trade no es ni un poco diferente, lo que mudan es, apenas, las herramientas.

Para definir el tipo de herramientas que necesitas, y las funcionalidades que se aplican a tu operación, es inevitable planificación y conocimiento de su proceso. Para eso, debes elegir un líder de proyecto.

¿QUÉ HACE UN LÍDER DE PROYECTO?

En trade, el líder del proyecto actúa, principalmente, como un intermediario. Por ejemplo, si la empresa en la que trabajas utiliza una herramienta de gestión, es con esta persona que acontece la implantación del sistema y también es con ella que se queda concentrado el intercambio de informaciones con los consultores de éxito de la herramienta en cuestión.

Entre sus atribuciones, están:

- Realizar mapas, segmentación y estudio de mercado;
- Acompañar a la competencia (exhibición y rendimiento de productos, acciones de la competencia, puntos comerciales, etc.);
- Hacer prospección de nuevos clientes y canales de distribución;
- Analizar el perfil de clientes para identificar riesgos y oportunidades de negocios;
- Capacitar al equipo de campo (supervisores y promotores) en procesos y en el sistema;
- Planificar y ejecutar estrategias y acciones de trade enfocado en los resultados;
- Administrar el registro de productos, PDVs y colaboradores de trade;
- Cuidar de la disponibilidad, organización y limpieza de los productos, de comunicaciones y expositores en el PDV;
- Controlar los gastos del equipo (viajes, hospedaje, alimentación);
- Generar informes diversos para el análisis de la operación;
- Controlar y administrar los equipamientos entregados a los promotores (Smartphone, tablets);
- Interactuar junto a los consultores visando mejoras en el proceso y en el sistema.

Cuando hable de los desafíos no estaba de broma, ¿vale?

Está claro que, después de evaluar la operación, vas a identificar la necesidad de contratar personas para apoyarte en esta jornada. Aprovecho para sugerir la lectura de este post que habla sobre la carrera en el trade.

Después de hablar un poco sobre las atribuciones es necesario especificar los conocimientos indispensables para desempeñar la función de líder de proyecto. Son estas:

- Entendimiento intermedio del mercado de trade;
- Experiencia de un año en el área de trade marketing o relacionadas;
- Experiencia en el punto de venta (exposición, administración, procesos);
- Rutina del promotor y supervisor;
- Conocimiento en indicadores de trade como sell in, sello ut, ruptura, tiempo en PDV, cobertura y market share;
- Estudios superiores completos o en proceso en Administración, Marketing o áreas relacionadas;
- Conocimiento intermedio en Excel y Power Point (planilla dinámica);
- Inglés básico (especialmente en términos de trade y tecnología);
- Noción comportamental del shopper.

Para entender el proceso de trabajo de un líder de proyectos en la práctica, conversamos con Antonio Carlos Scavone Neto, es el responsable del sector en la agencia Kelly Services, y trabaja con operaciones variadas, como Rede Bull y Ducoco, por ejemplo. En la agencia, Antonio suele usar una herramienta de tecnología para coordinar los equipos.

“Mi función como Analista de Merchandising es garantizar que el equipo de campo esté debidamente preparada para colectar (las informaciones) con la mayor exactitud posible, para realizar así una estrategia con excelencia. De esta forma, Red Bull y Ducoco consiguen realizar análisis más precisos para la toma de decisiones.”

Es el contacto directo de los consultores de éxito de Involves. Para Guilherme Ferreira, que trabaja directamente con Antonio, “sin un líder comprometido el proyecto no sale adelante.”

“en la implementación muchas veces tenemos una ruptura de cultura, ya que la mayoría de las empresas utilizaban (antes de adquirir un sistema) papel, WhatsApp, teléfono para colectar las informaciones del equipo de campo. En esta etapa, la importancia del líder del proyecto se destaca, pues va a tener que romper esta barrera y montar su equipo haciendo que perciba las ventajas y facilidades de la nueva forma de trabajo”.

Antonio también explica que el líder de proyecto tiene que aprender junto a su equipo del éxito del cliente las especificaciones de la herramienta que utiliza:

“Cuando tomé la cuenta de Red Bull, sabía que tenía mucho potencial para trabajar con los equipos usando la tecnología. Actualmente usamos el sistema de rutas, pero, con promotores compartidos, tenemos que organizarnos. Usamos mucha tecnología en los estudios e informes OLAP* para mantener el control de productos.”

Guilherme Ferreira refuerza la idea de tener un profesional comprometido en la operación.

“El perfil ideal de un líder de proyecto es aquel que relaciona la capacidad de adaptar el sistema a su realidad, disminuyendo los dolores de su equipo de campo/back office”.

Cuando se le cuestiona sobre los desafíos del trabajo, Antonio responde sin dudar:

“Conseguir capacitar de forma más precisa al equipo de campo. Muchos tienen dificultades en operar con aparatos, sistemas e incluso, las nomenclaturas utilizadas por los clientes. El papel del líder es conseguir orientar al equipo de forma que consiga, cada vez más, absorber esas informaciones y llevar el conocimiento no apenas para su día a día, sino también para la vida. Orientación y paciencia son las mejores formas para que un líder consiga desarrollar personas y, a su vez, utilizar estas para que operen como las mayores armas para un excelente ejecución en los PDVs.”

Para finalizar, el equipo de éxito del cliente de Involves enumeró cuatro comportamientos que no pueden ser identificados en un líder de proyectos:

- Ser ausente;
- Ser resistente a los cambios;
- No asumir las responsabilidades del proyecto;
- Concentrarse en el problema y no en la solución.

Espero que hayamos conseguido ejemplificar la importancia de designar a una persona para ser líder de proyecto. Si sentiste la necesidad de profundizar en la organización y planificación de tu operación, sugiero la lectura de este eBook: